Vivare pakt aan !
SAP als primair systeem.
Vivare project
Na een uitvoerige pakketselectie heeft woningcorporatie Vivare gekozen voor de implementatie van SAP als primair systeem. Een op dat moment niet gemakkelijke of alledaagse beslissing. Slechts twee andere woningcorporaties (Haagwonen in Den Haag en Talis in Nijmegen) hadden de keus voor SAP al eerdergemaakt. Als implementatiepartner is gekozen voor Aepex. Dit omvangrijke project vroeg kennis én capaciteit van Vivare die niet aanwezig was. Axime heeft Vivare geholpen bij het oplossen van deze vraag.
Werkgroep inkoop
Vivare heeft gekozen voor een inkoopbesturingsmodel waarbij gewerkt wordt met één inkoopcoördinator. De operationele
invulling van de inkoopfunctie is belegd bij medewerkers laag in de organisatie. Zodoende is inkoop één van de vele dagelijkse werkzaamheden. Hoewel Vivare geen aparte inkoopafdeling heeft, is toch een aparte werkgroep Inkoop benoemd. De werkgroep Inkoop had de taak SAP zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten op de processen bij de onderhoudsdienst, planmatig onderhoud, niet-planmatig onderhoud, inhuur van externe
medewerkers, renovatie en nieuwbouw projecten.Axime is gevraagd om de werkgroep te begeleiden bij de
integratie van deze processen en de kennis van SAP bij de
medewerkers van Vivare te vergroten.
Onderhoudsdienst
De onderhoudsdienst van Vivare maakt gebruik van SAP voor inkoop en voorraadbeheer van artikelen welke nodig zijn om (kleine) reparaties uit te voeren. Uitdagingen voor Axime waren het vormen van één uniform proces,
de training van medewerkers en de conversie van data.
(Niet) Planmatig Onderhoud
De processen aangaande planmatig– en niet-planmatig
onderhoud moesten aansluiten op de ‘Service &
Onderhoud’-module van SAP. Bij niet-planmatig onderhoud is het gelukt om onderhoudsopdrachten voor aannemers, na het vastleggen van de melding van de klant, vrijwel
automatisch aan te maken. Axime heeft het schrijven van de blauwdruk en het testen van SAP begeleid.
Inhuur van Externe krachten
Het proces aangaande de Inhuur van Externe krachten is volledig ondergebracht in SAP. Axime begeleide het proces van het ontwerp van SAP, het vormen van het opleidingsmateriaal en het testen van SAP.
Werkgroep Financiën
De werkzaamheden zoals deze door Axime zijn uitgevoerd voor de werkgroep Inkoop werden als zeer positief ervaren door Vivare. Mede daarom is Axime gevraagd ook de werkgroep Financiën te begeleiden. Deze begeleiding
was in eerste instantie voornamelijk inhoudelijk en gericht op de processen die betrekking hadden op de crediteuren-administratie en Vaste Activa, maar vrij snel is ook de planning en coördinatie van de werkgroep Financiën mede door Axime verzorgd. Hierdoor is de werkgroepvoorzitter van Vivare in staat geweest een meer inhoudelijke rol te
vervullen.
Marc Diks over zijn deelname aan de werkgroep Financiën:
“Door ons te richten op het overbrengen van kennis naar de medewerkers en door de projectmedewerkers te begeleiden bij hun werkzaamheden, ontstond rust in de werkgroep. Hierdoor hebben we tijd gevonden om
gezamenlijk een aantal belangrijke ontwerp beslissingen te nemen…”.
Werkgroep Projecten
Om de risico’s rond de live-gang van SAP te verkleinen is besloten de werkgroep Projecten één maand later live te laten gaan. Belangrijk aandachtspunt voor de werkgroep Projecten was de conversie van de projectadministratie die is geïntegreerd met zowel software van SG Tobias als van Reasult. Door de invoering van SAP is het proces voor de projectenafdeling sterk veranderd, dit heeft nadrukkelijk zijn weerslag gehad op de conversie. Axime heeft voor deze conversie het conversieplan gemaakt en hier samen met Aepex en Vivare uitvoering aan gegeven.
Hartog Krant over deze conversie:
“… Een complexe conversie welke onder grote tijdsdruk
uitgevoerd moet worden vraagt flexibiliteit van alle
betrokkenen, dit was gelukkig geen probleem.”
Werkgroep Conversie
De conversie van data vanuit het bestaande kernsysteem (Wocas) naar SAP is op drie verschillende momenten
uitgevoerd. Deze driedeling is aangebracht om de conversie beter te kunnen plannen en risico’s te beheersen.
Het eerste deel van de conversie, de stamgegevens, zijn één week voor GO-live geconverteerd. Dit had als voordeel dat deze stamdata uitgebreid gecontroleerd kon worden.
Het weekend voor GO-live is allereerst een kopie gemaakt van het ‘oude’ kernsysteem. Vervolgens zijn conversie-bestanden samengesteld die zijn aangeboden aan de SAP consultants van Aepex. Zij hebben deze data ingelezen via SAP LSMW’s. De historische data is na het GO-live weekend achteraf buiten kantoortijd ingespeeld in het SAP systeem.
De conversie van de projectadministratie voor het Projecten is op een zelfde wijze aangepakt. Enkele dagen voor de
daadwerkelijke live-gang zijn de stamdata overgezet van de
bronsystemen naar SAP. In het weekend voor GO-live zijn alle transactionele gegevens vanuit SG Tobias Reasult overgezet naar SAP.
De conversie is afgerond met een conversieverslag waarin aanpak, verloop en aansluiting van de conversie zijn vastgelegd. Dit conversieverslag is voorzien van een goedgekeurde verklaring van de accountant van Vivare.
GO-live
Na diverse bijeenkomsten is door Vivare bepaald dat in één weekend met alle processen live gegaan moest worden. Pieter Mulder heeft als implementatie coördinator hiervoor het draaiboek gemaakt en de uitvoering bewaakt. Het samenstellen van dit draaiboek was geen gemakkelijke opdracht.
Pieter Mulder, Implementatie coördinator:
” … Hoewel de werkgroepen meestal vrij goed wisten wat er moest gebeuren, voordat we van Wocas naar SAP over konden gaan, was het samenvoegen tot een sluitende planning geen eenvoudige taak…”
Na vaststelling van het draaiboek volgde het GO live weekend erg snel. De planning die opgesteld was bleek grotendeels realistisch en haalbaar. Zondag 2 november kon na twee lange en zware conversiedagen begonnen worden met de controle van de conversie. Tijdens deze controle werden een aantal kleine issues geconstateerd. Geen van deze issues brachten de ingebruikname van SAP op maandag 2 november in gevaar. In de weken na live-gang zijn deze conversie issues één voor één geanalyseerd en verholpen.
Zoals verwacht was de eerste weken na live-gang
ondersteuning van de gebruikers noodzakelijk. Axime heeft wederom begeleiding geleverd voor zowel de werkgroep Inkoop als Financiën. Deze begeleiding was erop gericht om de medewerkers zo snel mogelijk zelfstandig te laten
functioneren met het systeem.
Evaluatie
Samen met Vivare kijken we nu, drie maanden na de live-gang, terug op een intensief maar succesvol project. De oplossing zoals deze in ruim negen maanden jaar is vormgegeven, functioneert goed. De conversie is op een aantal kleine issues na goed verlopen en medewerkers weten goed hun weg in SAP.
Samenwerking met HKP en CEPO
Axime heeft bij Vivare samengewerkt met HKP en CEPO.HKP heeft de rol van projectmanager ingevuld en de werkgroep verhuur begeleid met de overgang naar SAP.CEPO heeft de integratie- en acceptatietesten begeleid en heeft in samenwerking met Aepex de conversie uitgevoerd.
In het kort
Uitdagingen
-
SAP is nieuw voor woningcorporaties
-
Bedrijfsbrede inzet van SAP
Resultaten
-
Stabiele, toekomstvaste ERP oplossing;
-
Geüniformeerde processen;
-
Basis voor verdere optimalisatie.
Axime
-
Begeleiding werkgroep ‘Financiën’;
-
Begeleiding werkgroep ‘Inkoop’;
-
Begeleiding Business & IT;
-
Conversie- coördinatie & -uitvoering;
-
Implementatiedraaiboek;
-
Verzorgen opleidingen;
-
Werkplekbegeleiding.
Oplossing
-
SAP FICO, PM, CS, MM, SD, PS, HR, RE-FX
-
SAP BW
Duur